5 pasos para una gestión de proyectos eficaz

5 pasos para una gestión de proyectos eficaz

Su empresa inicia muchos proyectos cada año. Ya sea un cambio en la gestión de inventario , la implementación de un sistema de planificación de recursos de la empresa o el lanzamiento de un producto, ella está constantemente en modo de "gestión de proyectos". ".

Sin embargo, los empresarios todavía tienen dificultades para calcular el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar el suyo.

El fracaso de un proyecto rara vez se debe a la tecnología. Superación de plazos, cambios en el alcance del proyecto y falta de recursos son los factores responsables del fracaso de la mitad de los proyectos realizados en las empresas.

¿Las consecuencias? Perdida de tiempo y dinero. La empresa no obtiene los beneficios esperados y los empleados están desmotivados.

Puede identificar los pasos clave en la gestión de proyectos y aprender cómo evitar las trampas siguiendo estos pasos:

1. Diseño

Cada proyecto debe comenzar con la identificación de objetivos. Hay que pensar en las limitaciones que podrían amenazar su buen funcionamiento, especialmente las relacionadas con el mercado, la tecnología, los recursos humanos, el presupuesto y los plazos.

2. Planificación

Cuando sepa que el proyecto es factible y será útil para el negocio, puede pasar a planificar todas las actividades y determinar el cronograma. En esta etapa, las actividades deben describirse en detalle, en orden cronológico. ¿Quién hará qué? ¿Tiene todas las habilidades necesarias internamente?

3. Ejecución

Entonces tienes que ejecutar el plan. Este paso requiere rigor y disciplina para cumplir con el cronograma y producir los entregables. Las reuniones semanales o trimestrales, según la complejidad del proyecto, le ayudarán a evaluar el progreso y evitar retrasos.

4. Cierre

A menudo se dice que es durante el último diez por ciento del proyecto cuando se pierde el impulso. La gente siente que ha terminado todo y se olvida de los últimos detalles que tardan mucho en completarse.

5. Balance

Reúna al equipo del proyecto para evaluar los movimientos buenos y malos, para evitar lo negativo en el futuro.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para superar los obstáculos más habituales en la gestión de proyectos.

• Realice estudios de viabilidad detallados para evaluar los costos generales. En lugar de estimar a la baja, siempre es mejor estimar al alza, para saber si el proyecto sigue siendo rentable en el peor de los casos.
• Divida los grandes proyectos en pequeños pasos. Esto le permitirá navegar mejor por la complejidad y evitar retroceder porque olvidó una actividad anterior. También es un gran motivador para los empleados, que ven el progreso que se está realizando.
• Establezca planes de contingencia desde la fase de diseño. Estos deben incluir las señales de alarma a monitorear y los pasos a seguir según los diferentes escenarios. Esta estrategia le ayudará a evaluar los factores de riesgo y a gestionar mejor lo inesperado.
• Siempre tenga en cuenta el "camino crítico" - las actividades esenciales para el éxito de un proyecto - y sígalo cuidadosamente.
• No se recomienda conducir solo. Reconozca el trabajo en equipo y busque ayuda con proyectos complejos que van más allá de sus habilidades de gestión.
• Liberar a los empleados involucrados en el proyecto de algunas de sus funciones habituales. Ejerza presión sobre el proceso, no sobre la gente.
• Cada proyecto representa un cambio. Actualizar constantemente a los empleados sobre su desarrollo, beneficios esperados y posibles dificultades.
• Da un paso atrás. Cuanto más tiempo dedique a desarrollar y planificar el proyecto, mayores serán sus posibilidades de éxito.